Comment créer une liste déroulante dans Excel : astuces pratiques

Introduction

Excel est un outil de gestion de données largement utilisé pour organiser et traiter des informations sous forme de tableaux. Dans Excel, il est possible de créer des listes déroulantes qui permettent de restreindre les choix possibles pour une cellule donnée, ce qui facilite l’entrée de données et évite les erreurs. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer des listes déroulantes dans Excel en utilisant différentes astuces pratiques.

Créer une liste déroulante à partir d’une plage de cellules

La méthode la plus simple pour créer une liste déroulante consiste à utiliser une plage de cellules existante comme source. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez créer une liste déroulante.
Cliquez sur l’onglet "Données" dans le ruban Excel.
Cliquez sur le bouton "Validation des données".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez l’option "Liste" dans l’onglet "Autoriser".
Dans la zone "Source", entrez la plage de cellules qui contiennent les éléments de la liste séparés par une virgule ou un point-virgule.
Cliquez sur "OK" pour valider la création de la liste déroulante.

Vous pouvez maintenant cliquer sur la flèche de la liste déroulante pour afficher les éléments de la liste et sélectionner celui de votre choix.

Créer une liste déroulante à partir d’une table Excel

Il est également possible de créer une liste déroulante à partir d’une table Excel. Cela offre l’avantage de pouvoir facilement ajouter ou supprimer des éléments dans la liste sans avoir à modifier la plage de cellules source. Voici comment procéder :

Créez une table Excel en sélectionnant les données à inclure dans la liste déroulante et en cliquant sur l’onglet "Insertion" dans le ruban Excel.
Cliquez sur le bouton "Tableau".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vérifiez que la plage sélectionnée est correcte et que la case "Ma table a des en-têtes" est cochée si votre table contient des entêtes de colonnes.
Cliquez sur "OK" pour créer la table Excel.
Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter la liste déroulante.
Cliquez sur l’onglet "Données" dans le ruban Excel.
Cliquez sur le bouton "Validation des données".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez l’option "Liste" dans l’onglet "Autoriser".
Dans la zone "Source", entrez le nom de la table suivie du nom de la colonne contenant les éléments de la liste, par exemple "=MaTable[NomColonne]".
Cliquez sur "OK" pour valider la création de la liste déroulante.

La liste déroulante affichera maintenant les éléments de la colonne sélectionnée de votre table Excel.

Créer une liste déroulante à partir d’une liste personnalisée

Il est également possible de créer une liste déroulante à partir d’une liste personnalisée que vous avez créée vous-même. Cette méthode est particulièrement utile si vous devez utiliser des termes ou des acronymes spécifiques qui ne figurent pas dans une plage de cellules ou dans une table Excel. Voici comment procéder :

Ouvrez un nouveau classeur Excel.
Dans une feuille de calcul, entrez les éléments de la liste personnalisée dans une colonne ou une ligne.
Sélectionnez la colonne ou la ligne contenant les éléments de la liste personnalisée.
Cliquez sur l’onglet "Fichier" dans le ruban Excel.
Cliquez sur "Options".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez sur "Options avancées".
Dans la section "Listes personnalisées", cliquez sur "Modifier les listes personnalisées".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez sur "Importer".
Sélectionnez le classeur Excel contenant la liste personnalisée et cliquez sur "Ouvrir".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez la plage de cellules contenant les éléments de la liste personnalisée, puis cliquez sur "OK".
Cliquez sur "OK" pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

Vous pouvez maintenant créer une liste déroulante à partir de la liste personnalisée en suivant les mêmes étapes que pour la méthode précédente.

Créer une liste déroulante avec des cases à cocher

Il est également possible de créer une liste déroulante avec des cases à cocher pour permettre à l’utilisateur de sélectionner plusieurs éléments dans la liste. Pour ce faire, vous devez utiliser une macro Excel. Voici comment procéder :

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez créer la liste déroulante.
Cliquez sur l’onglet "Développeur" dans le ruban Excel.
Cliquez sur le bouton "Visual Basic".
Dans l’éditeur de Visual Basic, sélectionnez "Feuille de calcul" dans la fenêtre de gauche.
Sélectionnez "Ouverture" dans la liste déroulante de droite.
Entrez le code suivant :

Private Sub Worksheet_Activate()
    Dim Liste(1 To 5) As String
    Dim i As Integer

    Liste(1) = "Option 1"
    Liste(2) = "Option 2"
    Liste(3) = "Option 3"
    Liste(4) = "Option 4"
    Liste(5) = "Option 5"

    With Me.Shapes.AddFormControl(xlCheckBox, Left:= _
        Range("B2").Left, Top:=Range("B2").Top, Width:= _
        100, Height:=17)
        .ControlFormat.Caption = Liste(1)
    End With

    For i = 2 To 5
        With Me.Shapes.AddFormControl(xlCheckBox, Left:= _
            Range("B2").Left, Top:=Range("B2").Top + (i - 1) * 20, Width:= _
            100, Height:=17)
            .ControlFormat.Caption = Liste(i)
        End With
    Next i
End Sub

Modifiez la plage de cellules contenant les éléments de la liste déroulante et la position de la première case à cocher en modifiant les valeurs dans le code.
Cliquez sur "Fichier" dans le ruban Excel, puis sur "Enregistrer sous".
Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez "Classeur Excel avec macro" dans la liste déroulante "Type".
Entrez un nom de fichier et cliquez sur "Enregistrer".

Lorsque vous ouvrez le fichier Excel, la macro se déclenche automatiquement et crée une liste déroulante avec des cases à cocher, comme indiqué dans le code. Vous pouvez modifier le code pour ajouter ou supprimer des éléments de la liste ou pour modifier la disposition des cases à cocher.

Conclusion

Les listes déroulantes sont un outil pratique dans Excel pour restreindre les choix possibles pour une cellule donnée. Dans cet article, nous avons vu comment créer des listes déroulantes en utilisant différentes méthodes, notamment à partir d’une plage de cellules, d’une table Excel ou d’une liste personnalisée, ainsi qu’avec des cases à cocher en utilisant une macro. Utilisez ces astuces pratiques pour gagner du temps et éviter les erreurs dans vos tableaux Excel.

Note : Cet article n'est pas mis à jour régulièrement et peut contenir des informations obsolètes ainsi que des erreurs.