Réduire l’affichage d’Outlook : astuces efficaces
Outlook est un logiciel de messagerie électronique très utilisé dans le monde professionnel pour gérer les courriers électroniques, les agendas et les tâches. Cependant, l’interface d’Outlook peut parfois être trop encombrante, ce qui peut nuire à l’efficacité de l’utilisateur. Dans cet article, nous allons présenter quelques astuces pour réduire l’affichage d’Outlook et améliorer la productivité.
Astuce n°1 : Utiliser la vue compacte
Outlook propose plusieurs modes d’affichage, mais la vue compacte peut être la plus efficace pour les utilisateurs qui ont besoin de voir plusieurs éléments à la fois. Cette vue permet de réduire l’espace occupé par chaque élément (message, calendrier, tâche, etc.) pour afficher plus d’éléments à l’écran. Pour activer la vue compacte, suivez ces étapes :
- Ouvrez Outlook et sélectionnez l’onglet "Vue".
- Cliquez sur "Vue actuelle" et sélectionnez "Compact" dans le menu déroulant.
- Si vous voulez que la vue compacte soit la vue par défaut, cliquez sur "Modifier" (toujours dans l’onglet "Vue"), puis sur "Définir comme vue par défaut".
Avec la vue compacte, vous pouvez voir plus d’éléments à l’écran sans avoir à faire défiler la fenêtre. C’est donc une astuce très utile pour les utilisateurs qui ont beaucoup de courriers électroniques à gérer chaque jour.
Astuce n°2 : Masquer les volets dont vous n’avez pas besoin
Outlook offre plusieurs volets, tels que la boîte de réception, le calendrier, les tâches, les contacts, etc. Si vous n’utilisez pas certains de ces volets, vous pouvez les masquer pour libérer de l’espace sur votre écran. Voici comment faire :
- Cliquez sur l’icône "Affichage en mode plan" en haut à droite de la fenêtre Outlook. Cela vous permet de voir tous les volets disponibles.
- Cliquez sur les icônes de volet que vous voulez masquer pour les désactiver. Les volets masqués apparaissent en gris clair.
- Pour réactiver un volet, cliquez sur son icône en gris clair.
En masquant les volets que vous n’utilisez pas, vous pouvez concentrer votre attention sur les éléments que vous jugez les plus importants.
Astuce n°3 : Utiliser les groupes pour organiser les messages
Si vous recevez un grand nombre de courriers électroniques chaque jour, il peut être difficile de gérer votre boîte de réception. Une solution consiste à utiliser les groupes pour organiser les messages. Les groupes vous permettent de regrouper les messages par catégorie, par expéditeur, par date, etc. Voici comment créer un groupe :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête de colonne de votre choix dans la boîte de réception (par exemple, "De" ou "Objet").
- Sélectionnez "Grouper par cet élément" dans le menu contextuel.
- Choisissez la manière dont vous souhaitez grouper les messages (par exemple, "Par expéditeur" ou "Par date").
- Les messages seront désormais regroupés selon le critère choisi.
Cette astuce vous permet de trouver plus facilement les messages que vous recherchez, en les regroupant selon un critère précis.
Astuce n°4 : Réduire la taille des volets latéraux
Les volets latéraux d’Outlook peuvent prendre beaucoup de place sur votre écran. Heureusement, il est possible de réduire leur taille pour libérer de l’espace. Voici comment faire :
- Cliquez sur l’icône "Affichage en mode plan" en haut à droite de la fenêtre Outlook.
- Cliquez sur l’icône "Volets de navigation" pour afficher les options de volets.
- Sélectionnez "Réduire" pour réduire la taille des volets latéraux.
Cette astuce est utile pour les utilisateurs qui ont un petit écran ou qui ont besoin de voir plus d’éléments à l’écran.
Astuce n°5 : Masquer les éléments lus
Si vous gardez tous les messages lus dans votre boîte de réception, cela peut rendre votre interface Outlook plus encombrée. Pour masquer les éléments lus, suivez ces étapes :
- Cliquez sur l’onglet "Vue".
- Cliquez sur le bouton "Afficher/Cacher" et sélectionnez "Éléments lus" dans le menu déroulant.
- Les éléments lus sont désormais masqués. Pour les afficher à nouveau, cliquez sur le bouton "Afficher/Cacher" et sélectionnez "Éléments lus" une nouvelle fois.
En masquant les éléments lus, vous pouvez vous concentrer sur les messages non lus et éviter de perdre du temps à rechercher les éléments importants.
Astuce n°6 : Utiliser les raccourcis clavier
Les raccourcis clavier sont un moyen rapide et efficace de naviguer dans Outlook et de réaliser des tâches courantes. Voici quelques raccourcis clavier utiles :
- Ctrl + N : Nouveau message
- Ctrl + R : Répondre
- Ctrl + Maj + R : Répondre à tous
- Ctrl + F : Rechercher
- Ctrl + Maj + B : Ouvrir le volet des contacts
Il existe de nombreux autres raccourcis clavier dans Outlook, et il est possible de les personnaliser selon vos besoins.
En conclusion, ces astuces permettent de réduire l’affichage d’Outlook pour améliorer la productivité. Si vous utilisez Outlook pour gérer vos courriers électroniques, vos calendriers et vos tâches, ces astuces devraient vous aider à mieux organiser votre interface et à gagner du temps au quotidien.
Note : Cet article n'est pas mis à jour régulièrement et peut contenir des informations obsolètes ainsi que des erreurs.
