Introduction
Outlook est un outil de messagerie électronique utilisé par de nombreuses entreprises et organisations dans le monde entier. Bien qu’il puisse être très utile, il peut également être très distrayant, surtout si vous recevez de nombreux e-mails chaque jour. La bonne nouvelle est qu’il existe des astuces pour réduire l’affichage d’Outlook, afin de rendre votre expérience plus productive. Dans cet article, nous allons vous donner quelques astuces pour vous aider à mieux utiliser Outlook.
Utiliser les règles de boîte de réception
Une des astuces les plus utiles pour réduire l’affichage d’Outlook est d’utiliser les règles de boîte de réception. Les règles de boîte de réception sont une fonctionnalité d’Outlook qui vous permet de trier automatiquement les e-mails dans votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui déplace tous les e-mails provenant d’un certain expéditeur vers un dossier spécifique. De cette façon, vous pouvez garder votre boîte de réception propre et organisée, ce qui vous évitera d’être distrait par des e-mails inutiles.
Pour créer une règle de boîte de réception dans Outlook, suivez ces étapes :
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Cliquez sur l’onglet "Fichier" dans la barre de menu d’Outlook.
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Cliquez sur "Gérer les règles et les alertes".
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Cliquez sur "Nouvelle règle".
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Sélectionnez le type de règle que vous souhaitez créer. Par exemple, si vous voulez déplacer tous les e-mails provenant d’un certain expéditeur vers un dossier spécifique, sélectionnez "Appliquer une règle aux messages que j’ai reçus".
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Configurez les conditions de la règle. Par exemple, si vous voulez déplacer tous les e-mails provenant de l’expéditeur "John Doe" vers un dossier spécifique, sélectionnez "De" dans la liste déroulante, tapez "John Doe" dans la zone de texte et cliquez sur "OK".
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Configurez l’action de la règle. Par exemple, si vous voulez déplacer tous les e-mails provenant de "John Doe" vers un dossier spécifique appelé "John Doe", sélectionnez "Déplacer le message vers un dossier" dans la liste déroulante, cliquez sur "Sélectionner un dossier" et choisissez "John Doe" dans la liste des dossiers disponibles.
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Cliquez sur "OK" pour créer la règle.
Utiliser la fonction de recherche
Une autre astuce utile pour réduire l’affichage d’Outlook est d’utiliser la fonction de recherche. La fonction de recherche est une fonctionnalité très utile qui vous permet de trouver rapidement les e-mails que vous recherchez, ce qui vous évite de devoir parcourir votre boîte de réception manuellement. Pour utiliser la fonction de recherche dans Outlook, suivez ces étapes :
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Cliquez sur la boîte de recherche en haut de la fenêtre d’Outlook.
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Tapez les mots-clés que vous recherchez dans la zone de texte.
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Cliquez sur "Entrée" pour lancer la recherche.
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Les résultats de la recherche s’afficheront dans la liste des e-mails.
Vous pouvez également utiliser des filtres de recherche pour affiner les résultats de votre recherche. Par exemple, vous pouvez filtrer les résultats en fonction de la date, de l’expéditeur, du destinataire, du sujet, etc.
Utiliser les catégories
Les catégories sont une autre fonctionnalité utile d’Outlook qui vous permet de trier vos e-mails en fonction de leur importance ou de leur type. Par exemple, vous pouvez utiliser des catégories pour trier vos e-mails en fonction de leur statut (lu ou non lu), de leur importance (important ou non important), de leur type (travail, personnel, etc.), etc. Les catégories vous permettent de garder votre boîte de réception organisée et de trouver rapidement les e-mails que vous recherchez.
Pour utiliser les catégories dans Outlook, suivez ces étapes :
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Sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez catégoriser.
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Cliquez sur le bouton "Catégories" dans la barre de menu d’Outlook.
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Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez utiliser. Si la catégorie que vous souhaitez utiliser n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez cliquer sur "Toutes les catégories" pour créer une nouvelle catégorie.
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L’e-mail sera maintenant marqué avec la catégorie que vous avez sélectionnée.
Vous pouvez également utiliser des règles de boîte de réception pour catégoriser automatiquement les e-mails en fonction de leur expéditeur, de leur objet, etc.
Utiliser les notifications
Les notifications sont une fonctionnalité utile d’Outlook qui vous permet de recevoir des alertes lorsque vous recevez de nouveaux e-mails. Les notifications peuvent vous aider à rester informé de ce qui se passe dans votre boîte de réception, ce qui vous permet de réagir rapidement aux e-mails importants. Cependant, les notifications peuvent également être très distrayantes, surtout si vous recevez de nombreux e-mails chaque jour.
Pour utiliser les notifications dans Outlook, suivez ces étapes :
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Cliquez sur l’onglet "Fichier" dans la barre de menu d’Outlook.
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Cliquez sur "Options".
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Cliquez sur "Courrier" dans la liste des options.
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Cliquez sur "Options avancées" sous la section "Options de messagerie".
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Cochez la case "Afficher une notification dans la zone de notification lorsque de nouveaux messages arrivent".
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Cliquez sur "OK" pour enregistrer les modifications.
Utiliser les modèles d’e-mail
Les modèles d’e-mail sont une fonctionnalité pratique d’Outlook qui vous permet de créer des modèles d’e-mail que vous pouvez utiliser pour répondre rapidement à des e-mails courants. Par exemple, si vous recevez souvent des demandes d’informations sur un produit particulier, vous pouvez créer un modèle d’e-mail qui contient toutes les informations nécessaires, afin de pouvoir répondre rapidement à ces demandes.
Pour créer un modèle d’e-mail dans Outlook, suivez ces étapes :
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Créez un nouvel e-mail.
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Ajoutez le texte que vous souhaitez inclure dans votre modèle.
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Cliquez sur l’onglet "Fichier" dans la barre de menu d’Outlook.
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Cliquez sur "Enregistrer sous".
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Sélectionnez "Modèle Outlook" dans la liste des types de fichiers.
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Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur "Enregistrer".
Vous pouvez maintenant utiliser votre modèle d’e-mail en cliquant sur "Nouveau message" dans la barre de menu d’Outlook et en sélectionnant votre modèle dans la liste des modèles disponibles.
Conclusion
Outlook peut être un outil très utile pour gérer vos e-mails, mais il peut aussi être très distrayant, surtout si vous recevez de nombreux e-mails chaque jour. Heureusement, il existe des astuces pour réduire l’affichage d’Outlook et rendre votre expérience plus productive. En utilisant les règles de boîte de réception, la fonction de recherche, les catégories, les notifications et les modèles d’e-mail, vous pouvez garder votre boîte de réception organisée et réagir rapidement aux e-mails importants. Essayez ces astuces dès aujourd’hui et vous verrez à quel point elles peuvent être utiles pour améliorer votre productivité.
Note : Cet article n'est pas mis à jour régulièrement et peut contenir des informations obsolètes ainsi que des erreurs.
